Warum wir Ihre Identität überprüfen müssen

FICA ist kein neues, lästiges Formular. Es ist ein Eckpfeiler des südafrikanischen Kampfes gegen Finanzkriminalität — und Ihre Immobilientransaktion steht genau in dessen Zentrum.

Der Financial Intelligence Centre Act 38 von 2001 trat am 1. Februar 2002 in Kraft, wobei die speziell Anwälte und Conveyancer betreffenden Bestimmungen ab dem 30. Juni 2003 wirksam wurden. Er wurde durch den Financial Intelligence Centre Amendment Act von 2017 erheblich aktualisiert, der die Durchführung der Identitätsprüfung in allen regulierten Branchen modernisierte.

Im Kern schuf FICA das Financial Intelligence Centre (FIC) — eine staatliche Stelle, die mit dem Empfang, der Analyse und der Weitergabe von Informationen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung betraut ist. Immobilientransaktionen sind ein bekanntes Mittel zur Verschiebung illegaler Gelder, weshalb der Conveyancing-Prozess uneingeschränkt in den Anwendungsbereich von FICA fällt.

Ihr Conveyancer fragt nicht aus Neugier nach Ihrem Ausweis. Das südafrikanische Recht macht dies zu einer nicht verhandelbaren Voraussetzung, um in Ihrem Namen in einer Immobilienangelegenheit tätig zu werden.

Die Pflicht, Mandanten zu identifizieren und zu verifizieren, wird jedem an einer Grundstücksübertragung beteiligten Anwalt gesetzlich auferlegt. Wenn Ihr Anwalt mit Ihnen als potenziellem Mandanten in Kontakt tritt — sei es zum Abschluss einer einzelnen Transaktion oder zur Begründung einer laufenden beruflichen Beziehung —, ist er gesetzlich verpflichtet zu bestätigen, wer Sie sind bevor irgendeine inhaltliche Arbeit beginnt.

Dies ist keine von der Berufsgruppe erfundene Formalität. Nichteinhaltung setzt den Anwalt ernsthafter regulatorischer und strafrechtlicher Haftung aus. Noch wichtiger: Ohne Verifizierung darf der Anwalt Sie im Übertragungsprozess rechtlich nicht vertreten — Ihre Übertragung kann somit nicht fortgesetzt werden.

Der Anwalt muss nicht nur Ihre Identität verifizieren, sondern gegebenenfalls auch die Identität jeder Person, die in Ihrem Namen handelt und ob diese Person dazu tatsächlich befugt ist. Unterschreibt ein Vertreter in Ihrem Namen, werden dessen Identität und Vollmacht unabhängig verifiziert.

Grundstücksübertragungen stehen aus gutem Grund im Fokus von FICA — Immobilien waren historisch einer der weltweit häufigsten Kanäle, über die illegales Geld gewaschen wird.

Jeder Conveyancer, der eine Übertragungsurkunde vorbereitet, muss sicherstellen, dass die FICA-Compliance abgeschlossen ist, bevor diese Urkunde beim Deeds Registry eingereicht wird. Dies ist nicht bloß interne Bürovorgehensweise — es ist Teil des formellen Conveyancing-Prozesses und muss dokumentiert werden.

In der Praxis dient eine FICA-Erklärung — speziell für jede Immobilientransaktion erstellt — als ergänzender Identitätsnachweis neben den tatsächlich von Käufer und Verkäufer eingeholten Ausweisdokumenten. Die Erklärung bestätigt, dass die Kanzlei ihre Verifizierungspflichten erfüllt hat, und benennt die geprüften Dokumente.

Wenn ein Verkäufer oder Käufer eine Gesellschaft, Close Corporation oder ein Trust ist, gelten zusätzliche Verifizierungsebenen. Die Kanzlei muss feststellen, wer die Rechtsperson letztlich kontrolliert oder besitzt, die Identität dieser Personen verifizieren und bestätigen, dass die im Namen der Rechtsperson unterzeichnende Person hierzu ordnungsgemäß befugt ist.

Der Begriff „rechenschaftspflichtige Institution“ ist der Schlüssel zum Verständnis, warum Ihr Anwalt dieselben Fragen stellt wie eine Bank. Beide unterliegen demselben Gesetz.

Schedule 1 des FICA listet die Kategorien von Unternehmen auf, die förmlich als „rechenschaftspflichtige Institutionen“ ausgewiesen sind — das heißt, sie unterliegen der vollen Bandbreite an Mandantenverifizierungs-, Dokumentations- und Meldepflichten nach dem Gesetz. Anwälte, Banken und Immobilienmakler stehen alle auf dieser Liste.

Als rechenschaftspflichtige Institution kann Ihre Kanzlei nicht einfach Ihr Wort dafür nehmen, wer Sie sind. Sie muss feststellen Ihre Identität (die Informationen erfassen) und sie dann verifizieren (die Informationen anhand zuverlässiger, unabhängiger Quellen bestätigen). Die Unterscheidung zwischen Feststellen und Verifizieren ist wichtig — das eine ohne das andere genügt nicht.

Dass drei verschiedene Parteien in einer einzigen Transaktion — Ihr Makler, Ihr Anwalt und Ihre Bank — jeweils unabhängig FICA-Dokumente anfordern können, mag sich wiederholend anfühlen. Das Gesetz erlaubt jeder rechenschaftspflichtigen Institution, ihre eigene Verifizierung unabhängig durchzuführen, und die meisten ziehen dies vor, statt sich vollständig auf die Prüfungen einer anderen Institution zu verlassen.

Die Änderungen von 2017 haben die praktische Funktionsweise von FICA grundlegend überarbeitet. Statt einer starren Checkliste wenden Kanzleien nun ein kalibriertes Prüfniveau an, das sich nach dem Risiko richtet, das ein bestimmter Mandant oder eine bestimmte Transaktion darstellt.

Der Übergang zu einem risikobasierten Ansatz bedeutet, dass die Verifizierungsintensität in jeder gegebenen Situation der Wahrscheinlichkeit entspricht, dass die Transaktion zur Geldwäsche oder zur Finanzierung illegaler Aktivitäten genutzt werden könnte. Bei niedrig eingeschätztem Risiko können leichtere Verfahren ausreichen. Bei erhöhtem Risiko greifen verschärfte Maßnahmen.

Die Risikobewertung stützt sich in der Regel auf Faktoren wie die Art der Transaktion, den geografischen Standort der Parteien, die Art der beteiligten Mittel, das Profil des Mandanten und einen etwaigen Zusammenhang des Mandanten mit einer politisch exponierten Position. Ein unkomplizierter bargeldloser Wohnimmobilienkauf zwischen zwei Privatpersonen liegt typischerweise am unteren Ende; komplexere Regelungen mit Offshore-Rechtspersonen oder prominenten politischen Persönlichkeiten ziehen verschärfte Prüfung nach sich.

FICA-Compliance ist nicht optional. Für den Anwalt hat sie strafrechtliche und regulatorische Folgen. Für den Mandanten bedeutet sie eines: ohne FICA keine Übertragung.

Das Gesetz ist eindeutig. Kann eine rechenschaftspflichtige Institution die Identität ihres Mandanten nicht feststellen und verifizieren, die erforderlichen Informationen über die Geschäftsbeziehung nicht einholen oder keine laufende Sorgfaltspflicht ausüben, muss sie — kraft Gesetzes — folgende Schritte unternehmen:

FICA unterscheidet zwischen einer einmaligen Transaktion und einer laufenden beruflichen Beziehung. Hat Ihre Kanzlei bereits zuvor für Sie gehandelt, gelten andere Regeln — und Ihre Angaben behalten nicht einfach für immer Gültigkeit.

Das Gesetz definiert eine „Geschäftsbeziehung“ als eine Vereinbarung zwischen einem Mandanten und einer rechenschaftspflichtigen Institution, bei der regelmäßig Transaktionen abgeschlossen werden. Wird eine solche Beziehung begründet — etwa wenn Ihre Kanzlei regelmäßig Angelegenheiten für Ihr Unternehmen bearbeitet —, muss der Anwalt nicht nur Ihre Identität vorab verifizieren, sondern auch Informationen einholen über die Art und den beabsichtigten Zweck der Beziehung sowie die Herkunft der Mittel, die Sie voraussichtlich verwenden werden.

Zusätzlich ist während der gesamten Beziehung laufende Sorgfaltspflicht erforderlich. Dies bedeutet:

Wenn die Kanzlei später an der Richtigkeit oder Vollständigkeit zweifelt der zuvor gehaltenen Informationen, muss sie den Verifizierungsprozess im erforderlichen Umfang wiederholen, um das Vertrauen in diese Informationen wiederherzustellen. Eine frühere Verifizierung gewährt keinen dauerhaften Freibrief.

Der Begriff „Customer Due Diligence“ oder CDD klingt technisch, bedeutet in Alltagssprache jedoch einfach: Ihr Anwalt muss sich wirklich sicher sein, dass er weiß, wer Sie sind und was Sie tun — nicht nur auf dem Papier, sondern in der Substanz.

Die Sorgfaltspflichtanforderungen variieren je nachdem, wer der Mandant ist. Die Regeln unterscheiden sich erheblich für eine natürliche Person, eine Gesellschaft, einen Trust und eine Personengesellschaft. So sieht jedes Szenario in der Praxis aus: