Waarom we uw identiteit moeten verifiëren

FICA is geen nieuw stuk lastig papierwerk. Het is een hoeksteen van de Zuid-Afrikaanse strijd tegen financiële criminaliteit — en uw vastgoedtransactie staat precies in het middelpunt daarvan.

De Financial Intelligence Centre Act 38 van 2001 trad op 1 februari 2002 in werking, waarbij de bepalingen die specifiek betrekking hebben op advocaten en conveyancers vanaf 30 juni 2003 van kracht werden. De wet werd aanzienlijk bijgewerkt door de Financial Intelligence Centre Amendment Act van 2017, die de manier waarop identiteitsverificatie in alle gereguleerde sectoren wordt uitgevoerd, moderniseerde.

In de kern creëerde FICA het Financial Intelligence Centre (FIC) — een overheidsinstantie die belast is met het ontvangen, analyseren en verspreiden van informatie om witwassen en de financiering van terroristische activiteiten tegen te gaan. Vastgoedtransacties zijn een bekend middel om illegale gelden te verplaatsen, en dat is precies waarom het conveyancing-proces volledig binnen het bereik van FICA valt.

Uw conveyancer vraagt niet uit nieuwsgierigheid naar uw identiteitsbewijs. Het Zuid-Afrikaanse recht maakt dit tot een niet-onderhandelbare voorwaarde om namens u in een vastgoedaangelegenheid op te treden.

De verplichting om cliënten te identificeren en te verifiëren wordt bij wet opgelegd aan elke advocaat die bij een eigendomsoverdracht betrokken is. Wanneer uw advocaat met u als potentiële cliënt in contact treedt — of het nu gaat om het sluiten van een enkele transactie of het aangaan van een doorlopende professionele relatie — is hij wettelijk verplicht te bevestigen wie u bent voordat enig inhoudelijk werk begint.

Dit is geen door het beroep verzonnen formaliteit. Niet-naleving stelt de advocaat bloot aan ernstige regelgevende en strafrechtelijke aansprakelijkheid. Belangrijker nog: zonder verificatie mag de advocaat u wettelijk niet vertegenwoordigen in het overdrachtsproces — wat betekent dat uw overdracht niet kan doorgaan.

De advocaat moet niet alleen uw identiteit verifiëren, maar ook — waar relevant — de identiteit van iedereen die namens u optreedt en of die persoon daadwerkelijk bevoegd is om dat te doen. Als een vertegenwoordiger namens u ondertekent, worden diens identiteit en volmacht onafhankelijk geverifieerd.

Eigendomsoverdrachten staan terecht in het vizier van FICA — vastgoed is van oudsher wereldwijd een van de meest gebruikte kanalen om illegaal geld wit te wassen.

Elke conveyancer die een transportakte opstelt, moet ervoor zorgen dat FICA-naleving is voltooid voordat die akte bij het Deeds Registry wordt ingediend. Dit is niet slechts interne kantoorprocedure — het maakt deel uit van het formele conveyancing-proces en moet worden gedocumenteerd.

In de praktijk dient een FICA-verklaring — specifiek opgesteld voor elke vastgoedtransactie — als aanvullend bewijs van identiteitsverificatie naast de daadwerkelijk van koper en verkoper verzamelde identiteitsdocumenten. De verklaring bevestigt dat het kantoor aan zijn verificatieverplichtingen heeft voldaan en specificeert welke documenten zijn beoordeeld.

Wanneer een verkoper of koper een vennootschap, close corporation of trust is, gelden extra verificatielagen. Het kantoor moet vaststellen wie de entiteit uiteindelijk beheerst of bezit, de identiteit van die personen verifiëren, en bevestigen dat de persoon die namens de entiteit tekent daartoe naar behoren is gemachtigd.

De term "verantwoordingsplichtige instelling" is de sleutel tot begrijpen waarom uw advocaat dezelfde vragen stelt als een bank. Beide vallen onder dezelfde wet.

Schedule 1 van FICA somt de categorieën bedrijven op die formeel worden aangemerkt als "verantwoordingsplichtige instellingen" — wat betekent dat zij onderworpen zijn aan het volledige pakket cliëntverificatie-, documentatie- en meldingsverplichtingen onder de wet. Advocaten, banken en makelaars staan allemaal op deze lijst.

Een verantwoordingsplichtige instelling zijn betekent dat uw kantoor niet simpelweg uw woord kan aannemen over wie u bent. Het moet vaststellen uw identiteit (de informatie verzamelen) en deze vervolgens verifiëren (de informatie bevestigen aan de hand van betrouwbare, onafhankelijke bronnen). Het onderscheid tussen vaststellen en verifiëren is belangrijk — het één zonder het ander is onvoldoende.

Dat drie verschillende partijen bij één transactie — uw makelaar, uw advocaat en uw bank — elk onafhankelijk FICA-documenten kunnen opvragen, kan repetitief aanvoelen. De wet staat elke verantwoordingsplichtige instelling toe haar eigen verificatie onafhankelijk uit te voeren, en de meeste geven daar de voorkeur aan boven volledig vertrouwen op de controles van een andere instelling.

De wijzigingen van 2017 hebben grondig herzien hoe FICA in de praktijk werkt. In plaats van een rigide checklist passen kantoren nu een afgestemd toezichtsniveau toe, gebaseerd op hoeveel risico een bepaalde cliënt of transactie met zich meebrengt.

De overgang naar een risicogebaseerde benadering betekent dat de intensiteit van verificatie in een gegeven situatie evenredig is aan de waarschijnlijkheid dat de transactie kan worden gebruikt voor witwassen of het financieren van illegale activiteiten. Waar het risico als laag wordt beoordeeld, kunnen lichtere procedures volstaan. Waar het risico verhoogd is, gelden verscherpte maatregelen.

Risicobeoordeling wordt doorgaans bepaald door factoren zoals de aard van de transactie, de geografische locatie van de partijen, het type betrokken gelden, het profiel van de cliënt, en of de cliënt verbonden is aan een politiek prominente positie. Een eenvoudige, contantloze residentiële aankoop tussen twee particulieren staat doorgaans aan de onderkant; complexere regelingen met offshore-entiteiten of prominente politieke figuren trekken verscherpt toezicht aan.

FICA-naleving is niet optioneel. Voor de advocaat brengt het strafrechtelijke en regelgevende gevolgen met zich mee. Voor de cliënt betekent het één ding: geen FICA, geen overdracht.

De wet is ondubbelzinnig. Als een verantwoordingsplichtige instelling de identiteit van haar cliënt niet kan vaststellen en verifiëren, de vereiste informatie over de zakelijke relatie niet kan verkrijgen, of geen doorlopende zorgvuldigheid kan uitoefenen, moet zij — bij wet — de volgende stappen ondernemen:

FICA maakt onderscheid tussen een eenmalige transactie en een doorlopende professionele relatie. Als uw kantoor al eerder voor u heeft opgetreden, gelden andere regels — en uw gegevens blijven niet zomaar voor altijd geldig.

De wet definieert een "zakelijke relatie" als een regeling tussen een cliënt en een verantwoordingsplichtige instelling waarbij regelmatig transacties worden gesloten. Wanneer zo'n relatie wordt aangegaan — bijvoorbeeld als uw kantoor regelmatig zaken voor uw onderneming behandelt — moet de advocaat niet alleen vooraf uw identiteit verifiëren, maar ook informatie verzamelen over de aard en het beoogde doel van de relatie en de herkomst van de gelden die u naar verwachting zult gebruiken.

Bovendien is doorlopende zorgvuldigheid vereist gedurende de hele relatie. Dit betekent:

Als het kantoor later twijfelt aan de juistheid of volledigheid van eerder aangehouden informatie, moet het het verificatieproces herhalen voor zover nodig om het vertrouwen in die informatie te herstellen. Eerdere verificatie geeft geen permanente vrijstelling.

De term "customer due diligence" of CDD klinkt technisch, maar betekent in alledaagse taal simpelweg: uw advocaat moet er echt van overtuigd zijn te weten wie u bent en wat u doet — niet alleen op papier, maar wezenlijk.

De vereisten voor cliëntenonderzoek variëren afhankelijk van wie de cliënt is. De regels verschillen aanzienlijk voor een natuurlijke persoon, een vennootschap, een trust en een vennootschap onder firma. Zo ziet elk scenario er in de praktijk uit: