Hintergrund
Was ist der CSOS und warum gibt es ihn?
Bevor es den CSOS gab, hatten Bewohner von Sectional-Title-Anlagen kaum eine Anlaufstelle, wenn etwas schieflief. Der Ombud hat das vollständig geändert.
Jahrzehntelang war das Department of Land Affairs — das damals den Sectional Titles Act beaufsichtigte — unter einem Berg von Beschwerden begraben. Bewohner waren aufgebracht über schlecht verwaltete Anlagen, uneinheitlich erhobene oder ungerecht verteilte Abgaben und Verhaltensregeln, die willkürlich erfunden schienen. Der offizielle Weg zur Beilegung dieser Beschwerden war das Schiedsverfahren, das teuer, langsam und für die meisten gewöhnlichen Menschen schlichtweg unzugänglich war.
Etwas musste sich ändern. 2004 beauftragte das Ministerium Berater, einen besseren Weg zu finden. Die Lösung — schließlich erlassen als der Community Schemes Ombud Service Act 9 von 2011 — schuf eine eigens für Community Schemes bestimmte, staatlich getragene Streitbeilegungsstelle. Der CSOS öffnete erst am 7. Oktober 2016 seine Türen, als seine Verordnungen in Kraft traten. Gleichzeitig wurde die Zuständigkeit für die Verwaltung des Gesetzes auf das Department of Human Settlements (ehemals Department of Housing) übertragen, wo sie seither verblieben ist.
Warum das für Sie wichtig ist: Ob Sie eine Wohnung besitzen, in einer Reihenhausanlage mieten oder in einer Seniorenresidenz leben — der CSOS ist für Ihr Community Scheme zuständig. Er ist eine kostenlose (oder sehr günstige) Alternative zu den Gerichten.
Die drei Kernzwecke des Gesetzes sind unkompliziert: den CSOS als formelle Institution zu errichten, festzulegen, wie er geführt und verwaltet wird, und einen fairen, zugänglichen Mechanismus zur Beilegung von Streitigkeiten in Community Schemes zu schaffen. Die Definition von „Community Scheme“ ist bewusst weit gefasst — sie umfasst Sectional-Title-Anlagen, Share-Block-Gesellschaften, Eigentümervereinigungen, Seniorenwohnanlagen und Wohnungsgenossenschaften.
Sectional-Title-Anlage
Wohnungen, Reihenhäuser und Wohnkomplexe, die nach dem Sectional Titles Act registriert sind.
Share-Block-Gesellschaft
Gesellschaften, bei denen Aktionäre Nutzungsrechte an bestimmten Einheiten halten, statt Volleigentum.
Eigentümervereinigung (HOA)
Eigentumsanlagen, in denen eine HOA das Gemeinschaftseigentum und die gemeinsam genutzte Infrastruktur verwaltet.
Seniorenresidenz
Anlagen und Siedlungen, die speziell zur Unterbringung von Bewohnern im Ruhestand oder über einem bestimmten Alter eingerichtet sind.
Wohnungsgenossenschaft
Wohnungsgenossenschaften, die nach dem Co-operatives Act registriert sind und gemeinsames Land und Verpflichtungen teilen.
2004 — Das Problem wird erkannt
Das Department of Land Affairs beauftragt Berater, eine praktikable Alternative zum Schiedsverfahren für Sectional-Title-Streitigkeiten zu finden.
2011 — Das Gesetz wird verabschiedet
Der Community Schemes Ombud Service Act 9 von 2011 wird zu Gesetz, wodurch der CSOS-Rahmen geschaffen wird. Gleichzeitig wird der neue Sectional Titles Schemes Management Act 8 von 2011 verabschiedet.
7. Oktober 2016 — CSOS öffnet seine Türen
Beide Gesetze treten vollständig in Kraft. Jedes Community Scheme in Südafrika muss sich nun beim CSOS registrieren und die neue Regelung einhalten.
Der CSOS wird von einem Vorstand geleitet, der einen Chief Ombud und einen Chief Financial Officer (die beiden geschäftsführenden Mitglieder) umfasst, zusammen mit sieben vom Minister ernannten nicht-geschäftsführenden Mitgliedern. Der Chief Ombud wird vom Vorstand mit ministerieller Zustimmung ernannt, und beide können Befugnisse nach Bedarf an Mitarbeiter delegieren. Diese Führungsstruktur soll die Unabhängigkeit und Rechenschaftspflicht der Organisation sicherstellen.
Zuständigkeit
Welche Streitigkeiten kann der CSOS beilegen?
Der CSOS ist kein Gericht — kann jedoch in vielen Situationen erreichen, was Gerichte nicht können: eine schnelle, erschwingliche Lösung einiger der häufigsten Probleme des gemeinschaftlichen Wohnens.
Jede Person, die Partei eines Streits ist oder davon wesentlich betroffen ist, innerhalb eines Community Schemes kann einen Antrag stellen. Das ist ein weites Netz — es umfasst Einheiteneigentümer, Mieter, Body-Corporate-Treuhänder und sogar HOA-Mitglieder. Entscheidend ist, dass der Streit aus der Verwaltung oder dem Betrieb des Schemes entsteht.
Abgabenstreitigkeiten
Anfechtungen der Berechnung, Zuteilung oder Erhebung von Abgaben. Umfasst auch Streitigkeiten über Sonderabgaben und ausstehende Abgabenschulden.
Instandhaltung & Reparaturen
Streitigkeiten darüber, wer für Reparaturen verantwortlich ist, ob Gemeinschaftseigentum ordnungsgemäß instand gehalten wird, oder Schäden an einzelnen Einheiten.
Durchsetzung von Verhaltensregeln
Beschwerden, dass der Body Corporate oder die Treuhänder die Regeln des Schemes nicht fair durchsetzen, oder Streitigkeiten darüber, was die Regeln tatsächlich verlangen.
Verhalten der Treuhänder
Bedenken, dass Treuhänder außerhalb ihrer Befugnisse handeln, unangemessene Entscheidungen treffen oder es versäumen, ordnungsgemäße Versammlungen abzuhalten oder vorgeschriebene Verfahren einzuhalten.
Bereiche mit ausschließlicher Nutzung
Streitigkeiten über Parkplätze, Abstellräume, Gärten und andere Bereiche mit ausschließlicher Nutzung — wer Rechte hat, wer diese Rechte beeinträchtigt.
Umbauten & Verbesserungen
Streitigkeiten darüber, ob ein Eigentümer die ordnungsgemäße Genehmigung für Änderungen an seiner Einheit besitzt, oder ob solche Änderungen andere Eigentümer oder das Scheme betreffen.
Wann der CSOS nicht helfen kann: Der Ombud muss einen Antrag ablehnen, wenn der Streit eigentlich vor ein Gericht oder eine andere zuständige Instanz gehört. Bestimmte Strafsachen etwa oder Streitigkeiten über das Eigentum selbst — diese fallen außerhalb der Reichweite des CSOS.
Verfahren
Wie man eine Beschwerde einreicht beim CSOS
Das Verfahren soll zugänglich sein — nicht einschüchternd. So funktioniert es genau, vom ersten Antrag bis zur endgültigen Anordnung.
Ihren Antrag einreichen
Reichen Sie Ihren Antrag im vorgeschriebenen Format beim CSOS ein, zusammen mit der anwendbaren Antragsgebühr. Ihr Antrag muss die konkrete gewünschte Abhilfe klar darlegen — diese werden „Anträge auf Abhilfe“ genannt und in Abschnitt 39 des Gesetzes geregelt.
Erste Prüfung
Der Ombud prüft Ihren Antrag. Fällt er außerhalb der Zuständigkeit des CSOS — etwa wenn es sich um eine Sache handelt, die vor Gericht gehört —, wird der Antrag an dieser Stelle abgelehnt. Die meisten gut vorbereiteten Anträge überstehen diese Hürde.
Mitteilung an betroffene Parteien
Wird er angenommen, benachrichtigt der Ombud formell den Body Corporate (oder die HOA) und jede andere Partei, die als wesentlich vom Antrag betroffen gilt. Diese Parteien sind dann berechtigt, schriftliche Stellungnahmen oder Erklärungen einzureichen.
Schlichtungsversuch
Sobald die Stellungnahmen vorliegen, prüft der Ombud, ob eine realistische Aussicht auf eine einvernehmliche Einigung besteht. Wenn ja, wird die Angelegenheit zur Schlichtung überwiesen — im Wesentlichen ein moderiertes Gespräch zwischen den Parteien mit dem Ziel, ohne formelle Entscheidung eine gemeinsame Basis zu finden.
Schiedsentscheidung (bei gescheiterter Schlichtung)
Können die Parteien keine Einigung erzielen, wird die Angelegenheit an einen Adjudicator verwiesen. Der Adjudicator untersucht den Antrag und entscheidet, ob eine Anordnung angemessen ist. Keine Partei hat ein automatisches Recht auf rechtlichen Beistand, obwohl der Adjudicator diesen gestatten kann, wenn die Komplexität der Rechtsfragen es unzumutbar macht, von einer Partei zu erwarten, ohne rechtliche Unterstützung zurechtzukommen.
Die Anordnung wird erlassen
Der Adjudicator erlässt eine schriftliche Anordnung, die jeden Teil der begehrten Abhilfe gewährt oder ablehnt, teilt die Kosten zwischen den Parteien auf, liefert schriftliche Gründe und weist auf das Berufungsrecht hin. Alle Parteien sind an die Anordnung gebunden.
Berufungen (falls erforderlich)
Jede mit der Anordnung des Adjudicators unzufriedene Partei kann beim High Court Berufung einlegen, jedoch nur zu einer Rechtsfrage. Tatsachenfeststellungen des Adjudicators sind auf CSOS-Ebene in der Regel endgültig.
Der CSOS wurde geschaffen, um gewöhnlichen Bewohnern Zugang zur Justiz zu ermöglichen — ohne die Kosten und Komplexität der Gerichte. Sie brauchen keinen Anwalt, um an die Tür des Ombud zu klopfen. — Community Schemes Ombud Service Act, 2011 — Leitgrundsatz
Praktische Tipps vor der Antragstellung
Finanzielle Verpflichtungen
CSOS-Abgaben: was jedes Scheme zahlt
Der CSOS finanziert sich nicht von selbst. Jedes registrierte Community Scheme in Südafrika muss eine jährliche Abgabe an den Service zahlen — und bestimmte Dokumente dazu einreichen.
Dies ist getrennt von den monatlichen Abgaben, die Eigentümer an ihren Body Corporate oder ihre HOA zahlen. Die CSOS-Abgabe wird vom Scheme (nicht von einzelnen Eigentümern) an die Behörde selbst gezahlt und finanziert damit faktisch den Betrieb des Ombud Service. Der Betrag ist per Verordnung festgelegt und kann unter bestimmten Umständen ermäßigt oder erlassen werden.
| Verpflichtung | Beschreibung | Häufigkeit |
|---|---|---|
| Die jährliche CSOS-Abgabe zahlen | Eine vorgeschriebene Gebühr, die jedes Kalenderjahr an den Service zu zahlen ist. Der Betrag richtet sich nach der Verordnung und kann in bestimmten Fällen ermäßigt werden. | Jährlich |
| Den Jahresbericht einreichen (Formular CS2) | Ein formeller Bericht im vorgeschriebenen Formular, der dem CSOS innerhalb von 4 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres des Schemes vorzulegen ist. | 4 Monate |
| Jährliche Finanzberichte einreichen | Eine Kopie der geprüften oder unabhängig überprüften Finanzberichte des Schemes, eingereicht zusammen mit Formular CS2. | Mit CS2 |
| Alle sonstigen vorgeschriebenen Dokumente | Die Verordnungen können zusätzliche Unterlagen erfordern. Verwaltungsdokumente — Management- und Verhaltensregeln — müssen ebenfalls beim Service hinterlegt werden. | Nach Bedarf |
Ihr Scheme registrieren
Jedes Community Scheme muss sich mit Formular CS1 beim CSOS registrieren. Dies muss innerhalb von 30 Tagen entweder nach Inkrafttreten der Verordnungen (7. Oktober 2016, für bereits bestehende Schemes) oder ab dem Datum der Gründung des Schemes erfolgen. Formular CS1 verfügt über einen eigenen Abschnitt zum Beifügen von Verwaltungsdokumenten als Anlagen, damit der CSOS ein aktuelles, zugängliches Register führen kann.
Der Chief Ombud kann zudem eine schriftliche Mitteilung erlassen, die ein Scheme verpflichtet, Verwaltungsdokumente innerhalb von 90 Tagen einzureichen, fehlende oder unleserliche Unterlagen zu ersetzen und aktualisierte Dokumente mit allen Änderungen vorzulegen. Dies ist Teil des umfassenderen Auftrags des CSOS, die Qualität der Scheme-Verwaltungsdokumentation zu regeln, zu überwachen und zu kontrollieren — und diese der Öffentlichkeit zugänglich zu machen.
Was ist mit einzelnen Eigentümern? Einzelne Eigentümer zahlen die CSOS-Abgabe nicht direkt. Dies ist die Verpflichtung des Body Corporate oder der HOA. Die Kosten werden jedoch in der Regel in das Betriebsbudget des Schemes aufgenommen — was bedeutet, dass sie sich indirekt in den monatlichen Abgaben widerspiegeln, die Sie zahlen. Prüfen Sie beim Kauf einer Einheit vorab die Finanzen des Body Corporate und vergewissern Sie sich, dass die CSOS-Compliance-Pflichten auf dem neuesten Stand sind.
Zusammenarbeit
Der CSOS und Sectional Title: wie sie zusammenarbeiten
Der CSOS agiert nicht isoliert. Zu verstehen, wie er neben dem Body Corporate, dem STSMA und dem Deeds Office positioniert ist, ist für jeden, der in eine Sectional-Title-Anlage involviert ist, unerlässlich.
Betrachten Sie die Sectional-Title-Verwaltung als ein mehrschichtiges System. An der Spitze steht der Sectional Titles Act selbst, der die Registrierung und physische Struktur von Schemes regelt. Darunter befindet sich der Sectional Titles Schemes Management Act (STSMA), der bei seinem Inkrafttreten 2016 alle Verwaltungsangelegenheiten vom ursprünglichen Gesetz übernahm. Und neben beiden operiert der CSOS, der die Aufsichts-, Dokumentations- und Streitbeilegungsebene bildet.
Verwahrer der Verwaltungsdokumente
Der CSOS übernimmt die Verwahrung und Aufbewahrung der Verwaltungsdokumente von Sectional-Title-Schemes — Management- und Verhaltensregeln sowie zugehörige Unterlagen — und macht sie der Öffentlichkeit elektronisch zugänglich.
Genehmigungsbehörde für Regeln
Jede Änderung, Ergänzung, Ersetzung oder Aufhebung der vorgeschriebenen Management- oder Verhaltensregeln für ein Sectional-Title-Scheme muss zunächst vom Chief Ombud genehmigt werden, der eine Genehmigungsbescheinigung ausstellt, bevor die Änderung wirksam werden kann.
Angemessenheitswächter
Werden Regeländerungen zur Genehmigung eingereicht, prüft der Chief Ombud, ob sie für das konkrete Scheme angemessen und geeignet sind. Änderungen, die diesem Standard nicht genügen, werden nicht genehmigt.
Auffangregelung bei Sonder- und Einstimmigkeitsbeschlüssen
Kann ein Body Corporate oder ein einzelner Eigentümer den erforderlichen Sonder- oder Einstimmigkeitsbeschluss von den Mitgliedern nicht erlangen, kann er sich direkt an den Chief Ombud um Abhilfe wenden — ein nützliches Sicherheitsventil, wenn das Scheme feststeckt.
Die Regelgenehmigungsfunktion ist besonders wichtig. Nach dem STSMA sind die in den Verordnungen festgelegten vorgeschriebenen Management- und Verhaltensregeln die Standardregeln für jedes Scheme. Diese können angepasst werden — doch jede Änderung muss beim Chief Ombud eingereicht werden, der sie prüft und nur genehmigen darf, wenn er überzeugt ist, dass die Änderung sowohl angemessen als auch als auch für dieses konkrete Scheme geeignet istist. Nach der Genehmigung stellt der Chief Ombud eine Bescheinigung aus, und die Regeländerung tritt ab dem Datum dieser Bescheinigung (oder der Eröffnung des Sectional-Title-Registers, je nachdem, welches Datum später liegt) in Kraft.
Der CSOS ist nicht nur eine Beschwerdestelle — er ist eine aktive Regulierungsbehörde, die die Regeln gestaltet, unter denen Millionen von Südafrikanern in gemeinsam genutzten Immobilien leben. — Community Schemes Ombud Service Act — regulatorisches Mandat
Was das beim Kauf einer Sectional-Title-Einheit bedeutet
Vor dem Kauf einer Wohnung oder eines Reihenhauses lohnt es sich, nicht nur die Nebenkosten-Unbedenklichkeitsbescheinigung und die Finanzberichte zu prüfen, sondern auch den Status des Schemes beim CSOS. Ist das Scheme registriert? Sind seine Verwaltungsdokumente eingereicht und aktuell? Sind seine Jahresberichte in Ordnung? Ein Body Corporate, der mit der CSOS-Compliance im Rückstand ist, könnte auch mit anderen Verpflichtungen im Rückstand sein — ein Warnsignal, das es vor Unterzeichnung des Kaufvertrags zu untersuchen gilt.
Ihr Conveyancer sollte Sie dabei unterstützen, etwaige CSOS-Compliance-Probleme im Rahmen der Sorgfaltsprüfung der Übertragung zu identifizieren. Bei Fragen zu einem bestimmten Scheme steht Ihnen unser Team bei Nel & Associates gerne zur Verfügung.
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Sectional Title — die Grundlagen
Was Sectional Title tatsächlich bedeutet und was Ihnen beim Kauf einer Einheit gehört.
Body Corporate: Abgaben & Verwaltung
Die Organisation, die Ihr Scheme führt — Pflichten, Abgaben, Treuhänder und Regeln.
Nebenkosten-Unbedenklichkeitsbescheinigungen
Warum Sie eine benötigen, wer sie ausstellt und was sie beim Kauf oder Verkauf kostet.
Abgaben, Unbedenklichkeitsbescheinigungen & Compliance
HOA-Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Übertragungskosten und Sorgfaltsprüfung vor dem Kauf.