Achtergrond
Wat is de CSOS en waarom bestaat die?
Voordat de CSOS bestond, hadden bewoners van Sectional Title-complexen nauwelijks een instantie om zich tot te wenden wanneer er iets misging. De Ombud heeft dat volledig veranderd.
Decennialang ging het Department of Land Affairs — dat destijds toezicht hield op de Sectional Titles Act — gebukt onder een berg aan klachten. Bewoners waren woedend over slecht beheerde complexen, heffingen die inconsistent werden geïnd of oneerlijk werden verdeeld, en gedragsregels die willekeurig leken te zijn bedacht. De officiële route om deze klachten op te lossen was arbitrage, wat duur, traag en eerlijk gezegd ontoegankelijk was voor de meeste gewone mensen.
Er moest iets veranderen. In 2004 schakelde het departement consultants in om een betere weg te vinden. De oplossing — uiteindelijk vastgelegd als de Community Schemes Ombud Service Act 9 van 2011 — creëerde een speciale, door de overheid gesteunde geschillenbeslechtingsinstantie specifiek voor community schemes. De CSOS opende pas op 7 oktober 2016 haar deuren, toen de regelgeving in werking trad. Tegelijkertijd werd de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de wet overgedragen aan het Department of Human Settlements (voorheen Department of Housing), waar deze sindsdien is gebleven.
Waarom dit voor u belangrijk is: Of u nu een flat bezit, huurt in een herenhuizencomplex, of in een seniorendorp woont, de CSOS heeft rechtsmacht over uw community scheme. Het is een gratis (of zeer goedkoop) alternatief voor de rechtbanken.
De drie kerndoelen van de wet zijn eenvoudig: de CSOS als formele instelling oprichten, vastleggen hoe deze wordt geleid en bestuurd, en een eerlijk, toegankelijk mechanisme scheppen voor het oplossen van geschillen binnen community schemes. De definitie van "community scheme" is bewust breed — deze omvat Sectional Title-ontwikkelingen, share-block-vennootschappen, verenigingen van eigenaars, seniorenwoonvormen en woningcoöperaties.
Sectional Title-complex
Flats, herenhuizen en appartementencomplexen geregistreerd onder de Sectional Titles Act.
Share-block-vennootschap
Vennootschappen waarbij aandeelhouders gebruiksrechten op specifieke eenheden houden, in plaats van volledig eigendom.
Vereniging van eigenaars (VvE)
Vrije-eigendom-complexen waarbij een VvE het gemeenschappelijk eigendom en de gedeelde infrastructuur beheert.
Seniorendorp
Complexen en dorpen die specifiek zijn ingericht om bewoners te huisvesten die met pensioen zijn of boven een bepaalde leeftijd.
Woningcoöperatie
Woningcoöperaties geregistreerd onder de Co-operatives Act, met gedeelde grond en verplichtingen.
2004 — Het probleem wordt erkend
Het Department of Land Affairs schakelt consultants in om een werkbaar alternatief voor arbitrage bij Sectional Title-geschillen te vinden.
2011 — De wet wordt aangenomen
De Community Schemes Ombud Service Act 9 van 2011 wordt tot wet ondertekend, waarmee het CSOS-kader wordt gevestigd. Gelijktijdig wordt de nieuwe Sectional Titles Schemes Management Act 8 van 2011 aangenomen.
7 oktober 2016 — CSOS opent haar deuren
Beide wetten treden volledig in werking. Elk community scheme in Zuid-Afrika moet zich nu registreren bij de CSOS en aan de nieuwe regeling voldoen.
De CSOS wordt bestuurd door een raad met een Chief Ombud en een Chief Financial Officer (de twee uitvoerende leden) telt, samen met zeven niet-uitvoerende leden benoemd door de minister. De Chief Ombud wordt door de raad benoemd met ministeriële goedkeuring, en beiden kunnen bevoegdheden naar behoefte aan personeel delegeren. Deze bestuursstructuur is bedoeld om de organisatie onafhankelijk en verantwoordingsplichtig te houden.
Bevoegdheid
Welke geschillen kan de CSOS oplossen?
De CSOS is geen rechtbank — maar kan in veel situaties bereiken wat rechtbanken niet kunnen: een snelle, betaalbare oplossing voor enkele van de meest voorkomende problemen bij gemeenschappelijk wonen.
Iedereen die partij is bij, of wezenlijk wordt getroffen door, een geschil binnen een community scheme kan een verzoek indienen. Dat is een breed net — het omvat eenheidseigenaars, huurders, bestuursleden van de body corporate, en zelfs VvE-leden. Doorslaggevend is dat het geschil voortvloeit uit het bestuur of de werking van het scheme.
Heffingsgeschillen
Bezwaren over hoe heffingen worden berekend, toegewezen of geïnd. Omvat ook geschillen over bijzondere heffingen en openstaande heffingsschulden.
Onderhoud & reparaties
Geschillen over wie verantwoordelijk is voor reparaties, of gemeenschappelijk eigendom naar behoren wordt onderhouden, of schade aan individuele eenheden.
Handhaving van gedragsregels
Klachten dat de body corporate of trustees de regels van het scheme niet eerlijk handhaven, of geschillen over wat de regels daadwerkelijk vereisen.
Gedrag van trustees
Zorgen over trustees die buiten hun bevoegdheden handelen, onjuiste beslissingen nemen, of nalaten behoorlijke vergaderingen te houden of voorgeschreven processen te volgen.
Gebieden voor exclusief gebruik
Geschillen over parkeerplaatsen, bergruimtes, tuinen en andere gebieden voor exclusief gebruik — wie rechten heeft, wie die rechten schendt.
Verbouwingen & verbeteringen
Geschillen over de vraag of een eigenaar de juiste goedkeuring heeft voor wijzigingen aan zijn sectie, of of dergelijke wijzigingen andere eigenaars of het scheme raken.
Wanneer de CSOS niet kan helpen: De Ombud moet een verzoek afwijzen als het geschil eigenlijk thuishoort bij een rechtbank of ander bevoegd tribunaal. Bepaalde strafzaken bijvoorbeeld, of geschillen over eigendom zelf — die vallen buiten het bereik van de CSOS.
Proces
Hoe een klacht in te dienen bij de CSOS
Het proces is ontworpen om toegankelijk te zijn — niet intimiderend. Zo werkt het precies, van het eerste verzoek tot het definitieve bevel.
Uw verzoek indienen
Dien uw verzoek in het voorgeschreven formaat in bij de CSOS, samen met de toepasselijke aanvraagkosten. Uw verzoek moet duidelijk de specifieke verlichting aangeven die u zoekt — dit worden "prayers for relief" genoemd en zijn vastgelegd in artikel 39 van de wet.
Eerste beoordeling
De Ombud beoordeelt uw verzoek. Als het buiten de bevoegdheid van de CSOS valt — bijvoorbeeld als het een zaak betreft die bij de rechtbank thuishoort — wordt het verzoek in dit stadium afgewezen. De meeste goed voorbereide verzoeken doorstaan deze horde.
Kennisgeving aan getroffen partijen
Als het wordt aanvaard, stelt de Ombud de body corporate (of VvE) en iedereen die geacht wordt wezenlijk door het verzoek te worden getroffen formeel op de hoogte. Die partijen hebben dan het recht schriftelijke reacties of standpunten in te dienen.
Verzoeningspoging
Zodra de standpunten binnen zijn, beoordeelt de Ombud of er een realistisch vooruitzicht op een onderhandelde schikking is. Zo ja, dan wordt de zaak doorverwezen naar verzoening — in wezen een begeleid gesprek tussen de partijen gericht op het vinden van gemeenschappelijke grond zonder formele uitspraak.
Adjudicatie (als verzoening mislukt)
Kunnen de partijen geen overeenstemming bereiken, dan wordt de zaak doorverwezen naar een adjudicator. De adjudicator onderzoekt het verzoek en bepaalt of een bevel passend is. Geen van beide partijen heeft een automatisch recht op juridische vertegenwoordiging, hoewel de adjudicator dit kan toestaan wanneer de complexiteit van juridische kwesties het onredelijk maakt van een partij te verwachten hiermee zonder juridische bijstand om te gaan.
Het bevel wordt gegeven
De adjudicator geeft een schriftelijk bevel dat elk deel van de gevraagde verlichting toekent of afwijst, verdeelt de kosten tussen de partijen, geeft schriftelijke redenen, en wijst op het recht op beroep. Alle partijen zijn gebonden aan het bevel.
Beroep (indien nodig)
Elke partij die ontevreden is over het bevel van de adjudicator kan in beroep gaan bij het High Court, maar alleen over een rechtsvraag. Feitelijke bevindingen van de adjudicator zijn op CSOS-niveau doorgaans definitief.
De CSOS is ontworpen om gewone bewoners toegang tot recht te geven zonder de kosten en complexiteit van de rechtbanken. U heeft geen advocaat nodig om bij de Ombud aan te kloppen. — Community Schemes Ombud Service Act, 2011 — leidend beginsel
Praktische tips vóór het indienen
Financiële verplichtingen
CSOS-heffingen: wat elk scheme betaalt
De CSOS financiert zichzelf niet. Elk geregistreerd community scheme in Zuid-Afrika moet een jaarlijkse heffing aan de dienst betalen — en bepaalde documenten daarbij indienen.
Dit staat los van de maandelijkse heffingen die eigenaars aan hun body corporate of VvE betalen. De CSOS-heffing wordt door het scheme (niet door individuele eigenaars) aan de overheidsinstantie zelf betaald, waarmee feitelijk de werking van de Ombud Service wordt gefinancierd. Het bedrag wordt bij regelgeving vastgesteld en kan onder bepaalde omstandigheden worden verlaagd of kwijtgescholden.
| Verplichting | Beschrijving | Frequentie |
|---|---|---|
| De jaarlijkse CSOS-heffing betalen | Een voorgeschreven vergoeding die elk kalenderjaar aan de dienst verschuldigd is. Het bedrag hangt af van de regelgeving en kan in bepaalde gevallen worden verlaagd. | Jaarlijks |
| Het jaarverslag indienen (formulier CS2) | Een formeel verslag in het voorgeschreven formulier, ingediend bij de CSOS binnen 4 maanden na afloop van het boekjaar van het scheme. | 4 maanden |
| Jaarlijkse financiële overzichten indienen | Een kopie van de gecontroleerde of onafhankelijk beoordeelde financiële overzichten van het scheme, ingediend samen met formulier CS2. | Met CS2 |
| Alle overige voorgeschreven documenten | De regelgeving kan aanvullende documentatie vereisen. Bestuursdocumenten — beheers- en gedragsregels — moeten ook worden geregistreerd bij de dienst. | Naar behoefte |
Uw scheme registreren
Elk community scheme moet zich registreren bij de CSOS met formulier CS1. Dit moet gebeuren binnen 30 dagen na hetzij het van kracht worden van de regelgeving (7 oktober 2016, voor reeds bestaande schemes), hetzij de datum waarop het scheme wordt gevestigd. Formulier CS1 heeft een speciale sectie voor het bijvoegen van bestuursdocumenten als bijlagen, zodat de CSOS een actueel, toegankelijk register kan bijhouden.
De Chief Ombud kan ook een schriftelijke kennisgeving uitvaardigen waarin van een scheme wordt geëist binnen 90 dagen bestuursdocumenten in te dienen, ontbrekende of onleesbare dossiers te vervangen, en bijgewerkte documenten met alle wijzigingen te produceren. Dit maakt deel uit van het bredere mandaat van de CSOS om de kwaliteit van de bestuursdocumentatie van schemes te reguleren, te controleren en te beheersen — en deze toegankelijk te maken voor het publiek.
Hoe zit het met individuele eigenaars? Individuele eigenaars betalen de CSOS-heffing niet rechtstreeks. Dit is een verplichting van de body corporate of VvE. De kosten worden echter doorgaans opgenomen in het operationele budget van het scheme — wat betekent dat dit indirect wordt weerspiegeld in de maandelijkse heffingen die u betaalt. Controleer bij het nakijken van de financiën van een body corporate vóór aankoop van een eenheid of aan de CSOS-nalevingsverplichtingen is voldaan.
Samenwerking
De CSOS en Sectional Title: hoe ze samenwerken
De CSOS opereert niet in isolatie. Begrijpen hoe deze samenhangt met de body corporate, de STSMA en het Deeds Office is essentieel voor iedereen die betrokken is bij een Sectional Title-complex.
Zie het bestuur van Sectional Title als een gelaagd systeem. Bovenaan staat de Sectional Titles Act zelf, die de registratie en fysieke structuur van schemes regelt. Daaronder staat de Sectional Titles Schemes Management Act (STSMA), die bij de inwerkingtreding in 2016 alle beheerskwesties van de oorspronkelijke wet overnam. En naast beide opereert de CSOS, die de toezichts-, documentatie- en geschillenbeslechtingslaag vormt.
Bewaarder van bestuursdocumenten
De CSOS neemt de bewaring en instandhouding van bestuursdocumenten van Sectional Title-schemes op zich — beheers- en gedragsregels en gerelateerde dossiers — en maakt deze elektronisch toegankelijk voor het publiek.
Goedkeuringsinstantie voor regels
Elke wijziging, aanvulling, vervanging of intrekking van de voorgeschreven beheers- of gedragsregels voor een Sectional Title-scheme moet eerst worden goedgekeurd door de Chief Ombud, die een goedkeuringscertificaat afgeeft voordat de wijziging in werking kan treden.
Bewaker van redelijkheid
Wanneer regelwijzigingen ter goedkeuring worden ingediend, beoordeelt de Chief Ombud of deze redelijk en passend zijn voor het specifieke scheme. Wijzigingen die niet aan deze norm voldoen, worden niet goedgekeurd.
Vangnet voor bijzondere & unanieme besluiten
Wanneer een body corporate of individuele eigenaar het vereiste bijzondere of unanieme besluit niet van de leden kan verkrijgen, kan hij zich rechtstreeks tot de Chief Ombud wenden voor verlichting — een nuttig veiligheidsventiel wanneer het scheme vastzit.
De regelgoedkeuringsfunctie is bijzonder belangrijk. Onder de STSMA zijn de voorgeschreven beheers- en gedragsregels uit de regelgeving de standaardregels voor elk scheme. Deze kunnen worden aangepast — maar elke wijziging moet worden ingediend bij de Chief Ombud, die deze onderzoekt en alleen mag goedkeuren als hij ervan overtuigd is dat de wijziging zowel redelijk als als geschikt voor dat specifieke scheme is. Na goedkeuring geeft de Chief Ombud een certificaat af, en treedt de regelwijziging in werking vanaf de datum van dat certificaat (of de opening van het Sectional Title-register, welke van beide later is).
De CSOS is niet slechts een klachtenbureau — het is een actieve toezichthouder die de regels vormgeeft waaronder miljoenen Zuid-Afrikanen in gedeelde eigendommen wonen. — Community Schemes Ombud Service Act — regelgevend mandaat
Wat dit betekent bij aankoop van een Sectional Title-eenheid
Vóór de aankoop van een flat of herenhuis loont het de moeite niet alleen het heffingsclearancecertificaat en de financiële overzichten te controleren, maar ook de status van het scheme bij de CSOS. Is het scheme geregistreerd? Zijn de bestuursdocumenten ingediend en actueel? Zijn de jaarverslagen in orde? Een body corporate die achterloopt met CSOS-naleving loopt mogelijk ook achter met andere verplichtingen — en dat is een waarschuwingssignaal dat het waard is te onderzoeken vóór u de koopovereenkomst tekent.
Uw conveyancer moet u helpen eventuele CSOS-nalevingskwesties te identificeren als onderdeel van het due diligence-onderzoek bij de overdracht. Heeft u vragen over een specifiek scheme, dan staat ons team bij Nel & Associates klaar om te helpen.
Verder lezen
Sectional Title — de basis
Wat Sectional Title daadwerkelijk betekent, en wat u bezit wanneer u een eenheid koopt.
Body Corporate: heffingen & beheer
De organisatie die uw scheme runt — plichten, heffingen, trustees en regels.
Heffingsclearancecertificaten
Waarom u er een nodig heeft, wie het afgeeft, en wat het kost bij aankoop of verkoop.
Belastingen, clearances & naleving
VvE-clearancecertificaten, overdrachtskosten en due diligence vóór aankoop.