Le Community Schemes Ombud Service — expliqué

Avant l'existence du CSOS, les résidents des régimes de copropriété n'avaient presque aucun recours en cas de problème. L'Ombud a entièrement changé cela.

Pendant des décennies, le Department of Land Affairs — qui supervisait alors le Sectional Titles Act — croulait sous une montagne de plaintes. Les résidents étaient exaspérés par des régimes mal gérés, des cotisations perçues de manière incohérente ou réparties injustement, et des règles de conduite qui semblaient inventées arbitrairement. La voie officielle de résolution de ces plaintes était l'arbitrage, coûteux, lent et, franchement, inaccessible à la plupart des gens ordinaires.

Quelque chose devait changer. En 2004, le ministère a engagé des consultants pour trouver une meilleure voie. La solution — finalement adoptée sous la forme du Community Schemes Ombud Service Act 9 de 2011 — a créé un organisme de résolution des litiges dédié, adossé à l'État, spécifiquement pour les régimes communautaires. Le CSOS n'a ouvert ses portes que le 7 octobre 2016, lorsque son règlement est entré en vigueur. Dans le même temps, la responsabilité de l'administration de la loi a été transférée au Department of Human Settlements (anciennement Department of Housing), où elle est restée depuis.

Les trois objectifs fondamentaux de la loi sont simples : établir le CSOS comme institution officielle, définir son fonctionnement et sa gouvernance, et créer un mécanisme équitable et accessible pour résoudre les litiges au sein des régimes communautaires. La définition de « régime communautaire » est volontairement large — elle inclut les lotissements en copropriété, les sociétés de share block, les associations de propriétaires, les régimes de logement pour retraités et les coopératives de logement.

Le CSOS est dirigé par un conseil qui comprend un Chief Ombud et un directeur financier (les deux membres exécutifs), aux côtés de sept membres non exécutifs nommés par le ministre. Le Chief Ombud est nommé par le conseil avec l'approbation ministérielle, et les deux peuvent déléguer des pouvoirs au personnel selon les besoins. Cette structure de gouvernance vise à préserver l'indépendance et la responsabilité de l'organisation.

Le CSOS n'est pas un tribunal — mais dans de nombreuses situations, il peut accomplir ce que les tribunaux ne peuvent pas : une résolution rapide et abordable de certains des problèmes les plus courants de la vie en communauté.

Toute personne partie à un litige, ou matériellement affectée par celui-ci, au sein d'un régime communautaire peut introduire une demande. Le filet est large — il couvre les propriétaires d'unités, les locataires, les administrateurs du syndicat de copropriété, et même les membres d'une HOA. L'essentiel est que le litige découle de la gouvernance ou du fonctionnement du régime.

La procédure est conçue pour être accessible — pas intimidante. Voici exactement comment elle fonctionne, de la demande initiale à l'ordonnance finale.

Conseils pratiques avant de soumettre une demande

Le CSOS ne fonctionne pas tout seul. Chaque régime communautaire enregistré en Afrique du Sud doit verser une cotisation annuelle au Service — et déposer certains documents en même temps.

Cela est distinct des cotisations mensuelles que les propriétaires versent à leur syndicat de copropriété ou à leur HOA. La cotisation CSOS est versée par le régime (et non par les propriétaires individuels) à l'organisme public lui-même, finançant ainsi les opérations de l'Ombud Service. Le montant est fixé par réglementation et peut faire l'objet de réductions ou d'exonérations dans certaines circonstances.

Enregistrer votre régime

Chaque régime communautaire est tenu de s'enregistrer auprès du CSOS au moyen du formulaire CS1. Cela doit être fait dans les 30 jours suivant soit l'entrée en vigueur du règlement (7 octobre 2016, pour les régimes déjà existants), soit la date de création du régime. Le formulaire CS1 comporte une rubrique dédiée pour joindre les documents de gouvernance en annexe, permettant au CSOS de tenir un registre actif et accessible.

Le Chief Ombud peut également émettre un avis écrit exigeant qu'un régime dépose ses documents de gouvernance dans les 90 jours, remplace les dossiers manquants ou illisibles, et produise des documents mis à jour intégrant toutes les modifications. Cela relève du mandat plus large du CSOS visant à réglementer, surveiller et contrôler la qualité de la documentation de gouvernance des régimes — et de la rendre accessible au public.

Le CSOS n'opère pas en vase clos. Comprendre comment il s'articule avec le syndicat de copropriété, le STSMA et le bureau des actes est essentiel pour quiconque est impliqué dans un régime de copropriété.

Considérez la gouvernance de la copropriété comme un système à plusieurs niveaux. Au sommet se trouve le Sectional Titles Act lui-même, qui régit l'enregistrement et la structure physique des régimes. En dessous se trouve le Sectional Titles Schemes Management Act (STSMA), qui a repris toutes les questions de gestion de la loi originale lors de son entrée en vigueur en 2016. Et aux côtés de ces deux textes opère le CSOS, qui constitue le niveau de surveillance, de documentation et de résolution des litiges.

La fonction d'approbation des règles revêt une importance particulière. Au titre du STSMA, les règles de gestion et de conduite prescrites énoncées dans le règlement constituent les règles par défaut pour chaque régime. Elles peuvent être adaptées — mais toute modification doit être déposée auprès du Chief Ombud, qui l'examine et ne peut l'approuver que s'il est convaincu que la modification est à la fois raisonnable que adaptée à ce régime en particulier. Une fois approuvée, le Chief Ombud délivre un certificat, et la modification de la règle entre en vigueur à la date de ce certificat (ou à l'ouverture du registre de copropriété, si cette date est postérieure).

Ce que cela signifie lors de l'achat d'une unité en copropriété

Avant d'acheter un appartement ou une maison de ville, il convient de vérifier non seulement le certificat de quitus des charges et les états financiers, mais aussi la situation du régime auprès du CSOS. Le régime est-il enregistré ? Ses documents de gouvernance sont-ils déposés et à jour ? Ses déclarations annuelles sont-elles en règle ? Un syndicat de copropriété en retard sur sa conformité CSOS peut également être en retard sur d'autres obligations — un signal d'alerte qu'il convient d'examiner avant de signer le compromis de vente.

Votre conveyancer doit vous aider à identifier tout problème de conformité CSOS dans le cadre de la vigilance exercée sur le transfert. Pour toute question relative à un régime particulier, notre équipe chez Nel & Associates est disponible pour vous aider.